Was Ihr Betrieb anders macht, ist kein Sonderfall.

In den meisten Systemen ist es genau das — ein Störfall, der wegkonfiguriert wird. Dabei ist es der Grund, warum Ihre Kunden bei Ihnen kaufen und nicht woanders. Wir bilden es ab, statt es Ihnen abzugewöhnen.

Erstgespräch vereinbaren Wie das geht
  • 19 Betriebe im Produktivbetrieb
  • Getrennte Datenhaltung je Kunde
  • Entwickelt und betrieben seit 2001
  • Server in Deutschland

Jede Softwareeinführung ist ein Vertrag. Meistens ändern Sie sich.

Ein Standardsystem bringt seine eigene Vorstellung davon mit, wie ein Betrieb zu arbeiten hat. Was nicht hineinpasst, wird zum Sonderfall erklärt. Diese Sätze fallen dann in Einführungsprojekten:

  • „Das bilden wir im Standard nicht ab. Können Sie den Ablauf ändern?"
  • „Dafür gibt es ein Plugin. Beim nächsten Update müssen wir schauen."
  • „Tragen Sie das bitte doppelt ein, die Systeme sprechen nicht miteinander."
  • „Das exportieren Sie einmal die Woche nach Excel und spielen es zurück."

Die Software passt sich dem Unternehmen an.

Wir drehen die Reihenfolge um. Am Anfang steht nicht die Frage, wie Sie künftig arbeiten sollen, sondern wie Sie heute arbeiten. Dabei bleibt selten alles, wie es ist: Wenn beim Hinschauen auffällt, dass ein Schritt doppelt läuft oder nur aus Gewohnheit existiert, sagen wir das. Was sich lohnt, wird verbessert — aber weil es Ihrem Betrieb nützt, nicht weil eine Software es so verlangt.

Das ist keine Beteuerung, sondern eine Frage der Architektur. Kundenspezifische Module sitzen bei uns auf derselben Ebene wie die mitgelieferten — nicht in einer Plugin-Schicht darüber. Sie greifen auf dieselben Daten zu, nutzen dasselbe Rechtesystem und werden mit demselben Update-Mechanismus gepflegt.

Der Unterschied fällt erst nach Jahren auf: Es gibt keine Sonderlocke, die beim nächsten Versionssprung wegbricht.

Wie das technisch möglich ist

Jeder Mandant bekommt eine eigene Kette: von der Domain über die Lizenz und das Erscheinungsbild bis zu den freigeschalteten Modulen. Vier Stufen, die pro Kunde unterschiedlich belegt sind.

  1. 1 Domain Der aufgerufene Host bestimmt, welcher Mandant antwortet.
  2. 2 Lizenz Sie verweist auf einen eigenen Datenbestand, eigene Zugänge und eigene Einstellungen.
  3. 3 Erscheinungsbild Eigene Templates und eigenes Design — keine gemeinsame Oberfläche mit Fremdmarken.
  4. 4 Module Freigeschaltet wird, was Sie brauchen. Inklusive der Module, die es nur bei Ihnen gibt.

Getrennt, nicht nur markiert

Bei vielen Plattformen liegen alle Kunden im selben Datentopf, unterschieden nur durch ein Kennzeichen pro Datensatz. Bei uns sind die Bestände voneinander getrennt — und wie weit diese Trennung geht, richtet sich nach Ihren Anforderungen: von der getrennten Datenhaltung bis zum eigenen Server, wenn Kapazität oder Datenschutz es verlangen.

Kein Plugin-Layer

Ihr Modul ist kein Aufsatz, sondern gleichrangig mit den mitgelieferten. Es nutzt dieselben Schnittstellen, dieselbe Rechteverwaltung und dieselbe Update-Mechanik.

Rechte bis auf Modulebene

Pro Rolle und pro Modul ist einzeln geregelt, wer sehen, anlegen, ändern, löschen, auswerten und exportieren darf. Abweichungen für einzelne Personen sind möglich, ohne eine neue Rolle zu bauen. Und natürlich lassen sich eigene Rollen anlegen — mit frei gewählten Rechten und einem eigenen Zuschnitt an Modulen.

Ihre Module stehen neben unseren

Schalten Sie um: die kundenspezifischen Module erscheinen nicht in einem eigenen Bereich, sondern im selben Raster, in derselben Größe, alphabetisch zwischen den mitgelieferten. Genau so liegen sie auch im System.

Die hervorgehobenen Module existieren jeweils nur bei einem einzigen Kunden. Sie sind trotzdem kein Sonderfall der Architektur, sondern normale Module.

Anschluss statt Ablösung

Die teuerste Annahme bei einer Softwareeinführung ist, dass vorher alles weg muss. Muss es nicht. Was bei Ihnen läuft und funktioniert, bleibt — wir schließen daran an.

Was bei Ihnen läuft
  • Warenwirtschaft und ERP
  • Mitglieder- und Bestandssysteme
  • Buchhaltung und Bankabgleich
  • Versanddienstleister
  • Zahlungsanbieter
  • Marktplätze
VirtualOffice
Ihr eigener Datenbestand
Was dabei herauskommt
  • Website
  • Kundenportal
  • Backoffice
  • Mobile App
  • Schnittstelle
  • Konfigurator
  • DHL Parcel DE
  • Klarna
  • PayPal
  • Mollie
  • Adyen
  • Amazon
  • Etsy
  • Otto
  • Google Shopping
  • HBCI
  • CleverReach
  • DeepL

Das Backoffice, in dem Ihre Leute arbeiten

Ein Arbeitsplatz für alle Bereiche: Artikel, Bestellungen, Inhalte, Kunden, Buchhaltung. Wer welchen Bereich sieht, entscheiden Sie über die Rechtevergabe.

Seiten aus Bausteinen

Über achtzig Bausteine für Inhalte — Banner, Karten, Textspalten, Tabellen, Slider, Akkordeons. Ihre Redaktion setzt Seiten daraus zusammen, ohne für jede Änderung jemanden zu brauchen. Fehlt ein Baustein, kommt er dazu.

So viele Sprachen, wie Sie brauchen

Inhalte werden je Sprache gepflegt, das Backoffice selbst spricht fünf. Eine weitere Sprache ist eine Einstellung, kein Projekt. Diese Seite hier läuft auf demselben Mechanismus.

Adressen und Weiterleitungen selbst in der Hand

Seitenadressen, Titel, Beschreibungen und 301-Weiterleitungen werden im Backoffice gepflegt. Beim Relaunch oder beim Umbenennen einer Seite muss niemand in Serverdateien greifen.

Die E-Mails, die Ihre Kunden bekommen

Bestellbestätigung, Versandmeldung, Passwort-Vergessen, Rechnung: Betreff, Text und Gestaltung liegen als Vorlagen im Backoffice — je Sprache und jederzeit änderbar, ohne Entwickler. Eine weitere Sprachfassung entsteht per Knopfdruck aus der bestehenden; Platzhalter wie Name oder Bestellnummer bleiben dabei erhalten.

Rechte bis auf Modulebene

Pro Rolle und pro Modul ist einzeln geregelt, wer sehen, anlegen, ändern, löschen, auswerten und exportieren darf. Abweichungen für einzelne Personen sind möglich, ohne eine neue Rolle zu bauen. Und natürlich lassen sich eigene Rollen anlegen — mit frei gewählten Rechten und einem eigenen Zuschnitt an Modulen.

Jeder sieht beim Anmelden, was für ihn zählt

Das Dashboard besteht aus Widgets, die zu den Modulen gehören. Jeder Mitarbeiter stellt sich seine eigene Übersicht zusammen — die Buchhaltung sieht offene Posten, der Versand die Sendungen des Tages, die Geschäftsführung die Zahlen.

Pro Person, nicht pro Firma

Jeder Benutzer wählt seine Widgets selbst aus und bringt sie in die Reihenfolge, die zu seinem Tag passt. Zwei Kollegen im selben System können völlig verschiedene Startseiten haben.

Nur, was die Person auch sehen darf

Zur Auswahl steht ausschließlich, wofür jemand Rechte hat. Wer keinen Zugriff auf die Buchhaltung hat, bekommt das Umsatz-Widget nicht einmal angeboten. Die Prüfung läuft auf dem Server, nicht nur in der Oberfläche.

Fehlt eine Kennzahl, kommt sie dazu

Neue Auswertungen entstehen aus den Daten, die ohnehin im System liegen — eine andere Aufbereitung, ein anderer Zeitraum, ein Vergleich. Sagen Sie, was Sie sehen wollen; wir stellen es als Widget bereit.

Alles ist jederzeit umstellbar. Was heute wichtig ist, muss es in einem halben Jahr nicht mehr sein.

Bilder und Dateien an einer Stelle

Eine zentrale Ablage für alles, was auf Ihren Seiten, in Ihrem Shop und in Ihren Mails auftaucht. Was daraus wird, erledigt das System — nicht Ihre Redaktion.

Ladezeit ohne Handarbeit

Aus jedem hochgeladenen Bild entstehen automatisch fünf Größen im WebP-Format. Ausgeliefert wird über das CDN immer die Fassung, die zum Gerät passt — statt eines Kamerabilds mit vier Megabyte.

KI-Bilder sichtbar kennzeichnen

Die EU verlangt bei KI-erzeugten Bildern eine Kennzeichnung. Ein Klick brennt das Label ins Bild — in vier Varianten und wählbarer Ecke, auch nachträglich für längst hochgeladene Bilder.

Und jederzeit wieder zurück

Vor dem Kennzeichnen wird das Original gesichert. Position, Variante oder Entscheidung lassen sich beliebig oft ändern, ohne dass die Bildqualität leidet — es wird immer aus dem Original neu erzeugt.

Nichts löschen, was noch hängt

Das System weiß, auf welchen Seiten, in welchen Sprachen und in welchen Modulen eine Datei benutzt wird. Wer sie löschen will, sieht die Liste — und kann es erst, wenn die Verwendungen weg sind. Tote Bildverweise entstehen so gar nicht erst.

Alt-Texte, die tatsächlich da sind

Beschreibung und Alternativtext entstehen auf Wunsch aus dem Bild selbst. Das ist Barrierefreiheit und Bilder-SEO — an der Stelle, an der beides sonst regelmäßig liegen bleibt.

Rechte am Bild mitgeführt

Copyright, Schlagworte und die Freigabe für Web, Social oder Print hängen an der Datei. Beim nächsten Einsatz steht dabei, was erlaubt ist.

KI sitzt im Backoffice, nicht in einer Extra-App

Kein separates Werkzeug, kein zweiter Login, kein Copy-and-paste aus einem Chatfenster. Die KI-Funktionen stehen dort, wo die Arbeit anfällt — und sie laufen erst, wenn jemand sie auslöst.

Übersetzen im Stapel

Eine neue Sprache füllt sich per Knopfdruck, Platzhalter und HTML bleiben erhalten. Fehlende Texte lassen sich vorher auflisten.

Textvorschläge in der Maske

Titel, Kurztext, SEO-Beschreibung — aus dem vorhandenen Inhalt vorgeschlagen, mit Zeichenbegrenzung. Ihre Redaktion wählt aus und bearbeitet, bevor etwas übernommen wird.

Bildbeschreibung aus dem Bild

Alternativtext und Beschreibung entstehen aus dem Bild selbst. Das ist Barrierefreiheit und Bilder-SEO, ohne dass jemand tausend Dateien von Hand beschriftet.

Assistent mit Blick auf Ihre Zahlen

Fragen wie „wie viele Bestellungen diesen Monat" werden aus den echten Daten beantwortet, nicht geraten. Ausschließlich lesend, und nur auf die Bereiche, für die der Fragende Rechte hat.

Diktieren und vorlesen lassen

Eingabe per Sprache, Antwort auf Wunsch hörbar. Die Spracherkennung läuft im Browser — es wird kein Mikrofon-Mitschnitt an einen Server geschickt.

Kennzeichnung nach EU-Vorgabe

KI-erzeugte Bilder lassen sich sichtbar kennzeichnen, das Label wird ins Bild eingebrannt und ist jederzeit wieder entfernbar.

Was im Hintergrund läuft

Aktualisierungen

Datenbankänderungen laufen beim ersten Aufruf nach dem Deploy automatisch durch, pro Mandant protokolliert und wiederholbar.

Datentrennung

Getrennte Bestände statt eines gemeinsamen Datentopfs — auf Wunsch bis hin zu eigener Hardware. Ein Zugang reicht nicht, um an fremde Daten zu kommen.

Rechte und Rollen

Sechs Berechtigungsstufen je Modul, Rollen als Vorlage, Abweichungen pro Person möglich.

Gesetzliche Pflichten

Neue Vorgaben kommen als Plattformfunktion, nicht als Einzelprojekt — zuletzt der Widerrufsbutton und die Kennzeichnung KI-erzeugter Bilder.

Protokolle statt Rätselraten

Fehler werden mitgeschrieben und lassen sich im Backoffice nach Schweregrad, Zeitraum und Stichwort durchsuchen. Wenn etwas klemmt, muss niemand erst einen Serverzugang organisieren.

Jeder Schnittstellen-Zugriff nachvollziehbar

Zugriffe über die Schnittstelle werden protokolliert. Bei der Frage „wer hat wann welche Daten geholt" gibt es eine Antwort statt einer Vermutung — hilfreich bei Partneranbindungen und in Prüfsituationen.

Wofür VirtualOffice der falsche Weg ist

  • Sie wollen sich heute registrieren und morgen selbst loslegen. Es gibt keinen Selbstbedienungszugang.
  • Sie brauchen einen Standardshop ohne Besonderheiten. Dafür ist die Plattform zu aufwendig — nehmen Sie ein fertiges System.
  • Sie suchen den günstigsten Anbieter. Wir sind es nicht.
  • Sie erwarten einen App-Store mit tausend Erweiterungen. Was Sie brauchen, wird gebaut, nicht installiert.

Wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft, sparen wir uns beide das Gespräch. Das ist ernst gemeint.

Wer dahintersteht

VirtualOffice wird von der KLIXX GmbH aus Heidenrod entwickelt und betrieben. Wir bauen seit 2001 Software für Betriebe mit eigenen Abläufen — Plattformen, Konfiguratoren, Schnittstellen, Backoffice-Systeme und Apps.

Hersteller und Betreiber sind dieselbe Firma. Es gibt keine Zwischenhändler, kein Partnernetz und keine Lizenzkette, in der niemand mehr zuständig ist.

Mehr über KLIXX

Was im Erstgespräch immer gefragt wird

Was unterscheidet VirtualOffice von Shopware, Shopify oder Odoo?
Diese Systeme sind ausgereift und für den Standardfall die bessere Wahl. Sie erwarten allerdings, dass Ihre Abläufe zu ihrem Modell passen; Abweichungen landen in Plugins oder Apps, die bei jedem größeren Update neu geprüft werden müssen. Bei uns liegt Ihr Sonderfall im System selbst — dafür gibt es weder Self-Service noch einen App-Store.
Wie sind die Daten der Kunden voneinander getrennt?
Das System ist von Grund auf so gebaut, dass Kundendaten getrennt voneinander liegen — nicht bloß durch ein Kennzeichen im selben Bestand unterschieden. Wie weit die Trennung geht, richtet sich nach Ihrem Bedarf: Sie reicht bis zu eigenen Servern, wenn Kapazität, Last oder Datenschutzanforderungen dafür sprechen. Für eine Datenschutzprüfung ist das der Unterschied zwischen einer Zusicherung und einer belegbaren Trennung.
Was passiert mit unserem bestehenden ERP oder Warenwirtschaftssystem?
Im Regelfall bleibt es. Wir schließen die Plattform an Ihre vorhandenen Systeme an, statt sie abzulösen. Ein Kunde betreibt seine Mitgliederverwaltung seit Jahrzehnten unverändert weiter, während Website, Portal und App darauf zugreifen. Was abgelöst werden soll, entscheiden Sie — nicht die Software.
Wie werden Abläufe abgebildet, die es sonst nirgendwo gibt?
Als eigenes Modul auf derselben Ebene wie die mitgelieferten. Es bekommt seine eigenen Datenstrukturen, seine eigene Oberfläche im Backoffice und seine eigenen Berechtigungen. Drei Beispiele stehen weiter oben auf dieser Seite.
Ist das ein Produkt oder ein Individualprojekt?
Beides, und die Grenze ist klar: Der Kern ist ein Produkt, das bei allen Kunden gleich ist und gemeinsam weiterentwickelt wird. Ihr Sonderfall ist Entwicklung. Sie zahlen also nicht für eine komplette Eigenentwicklung, aber auch nicht für ein Standardprodukt, das Ihren Fall nicht kennt.
Was kostet VirtualOffice?
Es gibt keinen Listenpreis, weil Modulumfang und Sonderentwicklung den Preis bestimmen. Wir nennen Ihnen im Erstgespräch eine Größenordnung, sobald wir wissen, worum es geht. Für einen Betrieb, der nur einen Standardshop braucht, lohnt sich der Aufwand nicht.
Wie lange dauert eine Einführung?
Das hängt daran, wie viele Systeme angeschlossen werden, wie sauber die vorhandenen Daten sind und wie viele Sonderfälle dazukommen. Eine belastbare Einschätzung bekommen Sie im Erstgespräch — eine Zahl vorab wäre geraten.
Wer betreibt die Software und wo liegen die Daten?
Wir betreiben sie, auf Servern in Deutschland. Hersteller und Betreiber sind dieselbe Firma, es gibt also keinen Dritten, der im Fehlerfall zuständig wäre.
Bekommen wir Zugriff auf eine Schnittstelle?
Ja. Die Plattform hat eine dokumentierte REST-Schnittstelle mit Token-Authentifizierung; das eigene Backoffice nutzt dieselbe. Was das Backoffice kann, können Sie also auch von außen ansprechen.
Können unsere Mitarbeiter oder unsere Agentur damit arbeiten?
Ja. Sie legen Benutzer an und vergeben Rechte pro Modul — sehen, anlegen, ändern, löschen, auswerten, exportieren. Eine Agentur bekommt beispielsweise Zugriff auf Inhalte und Bilder, aber nicht auf Bestellungen oder Buchhaltung.

Dreißig Minuten, danach wissen Sie, ob es passt

Kein Vertriebsgespräch. Sie schildern den Ablauf, der bei Ihnen klemmt, und wir sagen Ihnen, ob wir dafür der richtige Weg sind — oder eben nicht.

Optional — aber je konkreter, desto brauchbarer ist das Gespräch für Sie.

Wir nutzen Ihre Angaben ausschließlich, um Ihre Anfrage zu beantworten. Keine Weitergabe, kein Newsletter.

Oder rufen Sie einfach an: +49 6124 7289500